[Aux_cartera] RV: CIERRE FISCAL AÑO 2014

[Alba del Pilar Rey]

Buenas tardes:

 

Me permito informar el cronograma establecido para el  cierre de fin de año
2015, el cual debemos darle un estricto cumplimiento tanto fiscal como
gerencial

 

Para tal efecto  cada una de las áreas,  deben coordinar con debida
anticipación la solicitud de las facturas, cuentas de cobro, RUT, facturas
equivalentes entre otros documentos internos o externos, que correspondan a
la vigencia 2015.

 

Les recuerdo que es necesario evaluar la información, efectuando las
conciliaciones entre cuentas a través de fuentes de información registradas
en los documentos que la soportan y su validez, 

 

1.     RECEPCIÓN DE FACTURAS 

 

El cierre de recepción de facturas tales como: personal temporal, agencias
de viajes, compras de suministros de papelería, aseo y cafetería,
honorarios, trámites de moto, suministros y servicios prestados por
mercadeo, etc, reintegros de caja menor, reparaciones y mantenimiento,
gastos legales, entre otros,   es  el día 29 de Diciembre, si van adquirir
productos o servicios de proveedores de éste tipo, por favor coordine con
ellos para que el bien o el servicio sea facturado oportunamente. Tengan en
cuenta que en el año 2016 no se recibirán facturas con fecha del año 2015, 

2.     ULTIMO PAGO A PROVEEDORES 

El último pago del año 2015 se hará el día 28 de Diciembre del 2015, después
de esta fecha  se harán pagos hasta el 4 de Enero del 2016, igualmente no se
giraran cheques a proveedores o clientes que no vayan a ser entregados antes
del 28 de diciembre.  

3.     ANTICIPOS DE GASTOS, CAJA MENOR Y LEGALIZACIONES 

El último día de giro de anticipos a trabajadores y proveedores o acreedores
será el día 24 de Diciembre los cuales deberán ser legalizados (entregados
al área contable o a la Auxiliar Administrativa) a más tardar el 28 de
Diciembre. Únicamente para aquellos viajes que se hagan del 26 de Diciembre
al 30 de Diciembre, la fecha máxima de legalización será el 31 diciembre
para las sucursales y para la administración central hasta el día 4 de Enero
del 2016.  Aquellos anticipos que no sean legalizados en estas fechas, serán
descontados por nomina en el mes de Enero de 2016 

A diciembre 31 del 2015 deben causar todas las facturas, cuentas de cobro,
tirilla máquina registradora y/o
<http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml> documentos
equivalentes relacionados con
<http://www.monografias.com/trabajos10/rega/rega.shtml#ga> gastos incurridos
por caja menor así el valor corresponda a $1  (un peso), con el fin de
asegurar su deducibilidad en año 2015.  Recuerden que causar no significa
pagar

No olvidar que no serán aceptadas facturas con fecha del 2015 en rembolsos
que se legalicen en el 2016.

4.     LOS PROVEEDORES Y/O ACREEDORES 

Verificar el saldo en libros a 31 de diciembre del 2015 contra las facturas
pendientes de pago a esa fecha. No deben aparecer saldos débitos, por tal
razón es indispensable confirmar al final del año los saldos con el
proveedor para evitar inconsistencias en la información tributaria. Las
facturas recibidas en diciembre de 2015, e incluso en enero de 2016, pero
que correspondan a bienes adquiridos y/o
<http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.s
html> servicios prestados durante el ejercicio 2015, deben quedar
contabilizadas en el período gravable 2015, este caso para la administración
central.

5   <http://www.monografias.com/trabajos11/contabm/contabm.shtml#CONTAB>
CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS

En esta cuenta no deben de existir saldos créditos; de presentarse se debe
analizar y verificar para realizar la reclasificación a la cuenta correcta,
para el caso de ex empleados que  salgan con saldos a favor se debe informar
a la Dirección de Contabilidad para efectuar el ajuste.  Esta labor se debe
ejecutar hasta el 31 de diciembre del 2015

6. <http://www.monografias.com/trabajos11/contabm/contabm.shtml#CONTAB>
CONSIGNACIONES NACIONALES EFECTUADAS POR LAS PAGADURÍAS 

Se debe verificar y registrar todas las consignaciones realizadas por las
pagadurías antes del 31 de diciembre del 2015 queden registradas dentro del
mismo mes, debido a que todas las operaciones contables se deben
contabilizarse dentro del año fiscal para que la información sea real y
confiable

7. OTROS CONCEPTOS A TENER EN CUENTA EN LAS SUCURSALES

·         Realizar Arqueo de Caja Mayor y Menor por el gerente de cada punto

*	Conciliar los saldos de las cuentas por cobrar de empleados se
ejecuta por la transacción FBL1N
*	Conciliar los saldos de las cuentas por cobrar de anticipos varios,
se ejecuta por la transacción FBL1N
*	Legalizar a diciembre 31 los anticipos efectuados a los empleados y
proveedores, se realiza por la transacción F-51
*	Verificar el saldo de los posfechados con los cheques físicos, se
ejecuta por la transacción FBL5N
*	Legalizar y causar a diciembre 31 el rembolso de caja menor, así no
se cumplan con los topes establecidos  (70%), es decir cualquier valor
*	Registrar todas las consignaciones a diciembre 31 y no dejar nada
pendiente para el mes siguiente
*	Causar todos los gastos generados en el desarrollo normal de la
sucursal a diciembre 31.
*	Enviar la documentación de los últimos días de diciembre  a más
tardar el día 3 de enero del año 2015
*	Enviar a contabilidad las facturas de proveedores por compra de
mercancía inmediatamente las reciban.
*	Solicitar a través de GLPI anulación de los cheques que no hayan
sido entregados durante el mes o meses anteriores, con el fin de que  sean
remitidos los comprobantes originales a contabilidad antes del 3 de enero
del año 2015 con sus respectivos soportes. No olvidar que se deben ser
anulados físicamente.

 

 

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ALBA DEL PILAR REY VEGA

Director de Contabilidad

Teléfono:  6396969 Ext. 1099522

Celular 3157802653

 

 

 

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